La CNIL renforce ses mesures chaque année pour veiller à la protection des données des utilisateurs. 2021 ne sera pas une exception. Des ajustements sont donc à prévoir pour éviter toute sanction de l’organisme. En complément de notre précédent article RGPD : la checklist des actions à mener dans votre entreprise, nous vous proposons 4 grands axes à suivre au sein de votre entreprise pour être conforme à la Réglementation de Protection Générale des Données.
Une des premières étapes pour la mise en conformité à la RGPD est la création et la tenue d’un registre des activités de traitement des données. Ce document se compose de la liste de tous les traitements de données effectués au sein de votre entreprise, ainsi que d’une fiche de registre permettant d’identifier plus précisément les types de traitement effectués.
La CNIL propose un modèle de registre de traitement des données pour vous faciliter la tâche.
Quels sont les objectifs du registre des activités de traitement ? Il permet d’identifier plusieurs éléments :
Il y a plusieurs cas particuliers lors de la mise en place d’un registre des activités. En fonction de l’activité de l’entreprise, de sa taille, ou autre, la déclaration du traitement des données ne comprendra pas les mêmes éléments.
Les entreprises de moins de 250 salariés ne doivent intégrer que les traitements suivants dans le cadre de leur activité :
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Les entreprises effectuant des traitements pour le compte d’un client sont considérées comme sous-traitantes. Elles doivent donc mettre en place un second registre de traitement : le registre du sous-traitant.
Il permet d’identifier les activités de traitement effectuées pour le compte des clients en plus des traitements internes. Il est question de recenser les obligations spécifiques en matière de sécurité, de confidentialité et de documentation des activités de traitement pour le compte d’un client.
Les entreprises sous-traitantes ont également un rôle de conseil auprès de leurs clients. Elles doivent les aider dans la mise en œuvre de certaines obligations du règlement telles que l’étude d’impact sur la vie privée, la notification de violation de données, sécurité, etc.
Afin de déterminer les obligations respectives (entre le sous-traitant et le client), il est nécessaire de rédiger un contrat de sous-traitance.
Pour en savoir plus sur le sujet, vous pouvez vous référer à l’article 28 de la RGPD ainsi qu’au guide du sous-traitant de la CNIL.
C’est le moment de vérifier que les données que vous traitez sont nécessaires à votre activité (attention aux données sensibles). Nettoyez votre base de données client si leurs données ne sont pas utiles pour votre business.
Vous avez le devoir d’informer de la finalité de l’utilisation des données et des droits de vos utilisateurs et clients. Soyez transparents ! Ce mécanisme doit s’enclencher chaque fois que vous collectez des données à travers un support type formulaire ou questionnaire. Ces supports doivent comporter les mentions suivantes :
Pour limiter le texte sur les supports, vous pouvez renvoyer vers votre politique de confidentialité permettant de regrouper les différentes informations sur le traitement et la protection des données des utilisateurs.
La CNIL propose plusieurs modèles de mentions sur leur site pour être en conformité.
Vous devez mettre en place un registre de consentement permettant de conserver une preuve de consentement du recueil des données personnelles. Ce dernier comprend :
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Ce document vise à valider la conformité avec la RGPD et à mesurer l’impact de ces données sur la vie privée. Ce rapport est fortement conseillé dans le cas où vous cumulez 2 des critères suivants (fournis par la CNIL) lors du traitement de vos données :
Pensez à mettre en place toutes les dispositions possibles pour protéger vos données. Vous êtes tenus par une obligation légale d’assurer la sécurité des données personnelles que vous détenez. Mettez à jour vos antivirus, pensez à changer régulièrement vos mots de passe et à réguler les utilisateurs ayant accès à la donnée.
Si une violation de données personnelles est constatée, il est impératif de prévenir les personnes concernées ainsi que la CNIL sous un délai de 72h.
Voici plusieurs ressources proposées par la CNIL pour vous guider dans la mise en conformité de la gestion de vos données.
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